۱۲ مشکل رایج در مدیریت حضور و غیاب پرسنل و چگونگی برطرف کردن آن

قرارداد کار، نوعی توافق‌نامه بین کارگر و کارفرما برای انجام کار بر اساس شرایط قید شده در متن قرارداد به ازای دریافت اجرت تعیین شده است. اما یکی از بزرگترین چالش‌های پیش روی واحد منابع انسانی یا کارفرما عدم حضور منظم و مستمر نیروی کار است. 

غیبت و عدم حضور در محل کار به اشکال مختلفی اتفاق می‌افتد. تعطیلات قانونی که معمولاً از قبل برنامه ریزی شده و تاثیرشان در کار کمتر است. دلایلی همچون بیماری، مشکلات خانوادگی و تغییرات آب و هوایی که تا حدودی اجتناب ناپذیر و قابل انتظار هستند. اما غیبت‌های بدون برنامه ریزی که باعث اختلال در کار و خروجی کاملا اجتناب پذیر هستند و در مواردی کارمندان به آنها عادت دارند و منجر به شکل‌گیری الگوهای دردسرساز می شود. هرچند محاسبه غیبت و کسری کار بر اساس قوانین اداره کار انجام می‌شود اما ریشه‌یابی مشکل از اهمیت بسزایی برخوردار است.

غیبت غیر موجه زمانی اتفاق می‌افتد که شخص کاملا به اراده و اختیار خود در محل کار حاضر نشده باشد. عدم حضور مستمر و منظم در محل کار به طور مستقیم بر کارایی سازمان تاثیر گذار است. بنابراین، برای تیم منابع انسانی مهم است که این مورد را با پیاده‌سازی طرح‌های مختلف و قابل اجرا (قوانین قرارداد، حقوق کار، طرح های غرامت کارگران و موارد دیگر) برای کارکنان مدیریت کنند. در ادامه لیستی از 12 مشکل رایج مدیریت حضور و غیاب با نکات خاصی در مورد نحوه مدیریت و رفع آن آمده است.

1.نداشتن برنامه

کارفرمایان می دانند که استفاده از یک سیستم مدیریت تردد، علاوه بر کاهش احتمال غیبت منجر به افزایش بهره وری و مدیریت هزینه های مرتبط می‌شود. با این حال بسیاری از آنها در استفاده از آن کم توجهی می‌کنند. اما پیش از هر‌چیزی، کارفرمایان باید مشکلات غیبت را پیگیری کنند. آیا مشکل اساسی است؟ دلایل رایج غیبت چیست؟ با استفاده از آمار بدست آمده، کارفرمایان می توانند چالش ها را شناسایی کرده و طرحی را تدوین کنند که از انواع پیامدهای مالی جلوگیری کند.

2.نداشتن خط مشی

اکثر کارفرمایان مصلحت اندیشی خاصی برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل ندارند. در صورت نداشتن خط مشی مشخص در نظر گرفتن تصمیمات مقطعی در کنترل حضور و غیاب به هیچ عنوان توصیه نمی‌شود زیراکه منجر به ناهماهنگی می‍شود. هرچند که یک سیستم مدیریت حضور و غیاب باید بر اساس ضوابط قانونی و مطابق با ساختار سازمان تدوین شود. بنابراین کارفرمایان باید با توجه به قوانین اداره کار و اهداف سازمان، خط مشی ای را تدوین کنند. هرچند این سیاست‌ها گاهی نیاز به تغییر دارند تا اطمینان حاصل شود که سازگار و به روز هستند.

3. پیاده سازی خط مشی سازمان

یک خط مشی بدون کاربرد درست مانند یادداشت روی یک تکه کاغذ است. برخی از سازمان ها خط مشی های حضور و غیاب را ترسیم می کنند اما آنها را به درستی اجرا نمی کنند. در صورت وجود دو کارمند در یک رده شغلی، قوانین غیبت برای هردو یکسان در نظر گرفته شده و نباید تبعیض آمیز باشد.

4. ردیابی ضعیف

در هر سازمانی سرپرست‌ هر قسمت مسئول پیگیری حضور و غیاب و مشکلات کارکنان خود هستند. در مواردی عدم آموزش و دانش کافی در زیمنه مدیریت نیروی کار منجر به مشکلات زیادی می‌شود. با توجه به نقش اساسی مدیریت حضور و غیاب کارکنان در موفقیت یک شرکت، اطمینان حاصل کنید که سرپرستان آموزش‌های لازم در این زمینه بگذرانند. آنها باید بدانند که چگونه حضور و غیاب را مستند کنند و چه زمانی قوانین خط مشی را اعمال کنند.

5.مدیریت ضعیف

در سازمان‌های خاص، سرپرستان به خوبی از مسئولیت‌های خود در زمینه پیگیری حضور و غیاب آگاه هستند. اما این به تنهایی کافی نیست و نیاز به معرفی چارچوب‌ها و استفاده از ابزارهای کمک مدیریتی از جمله سیستم کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب است. با استفاده از این ابزارها امکان ثبت و مدیریت دقیق اطلاعات وجود دارد.

6.ثبت غیر صحیح اطلاعات

ثبت جزئیات غیبت هر کارمند (از جمله تاریخ، زمان و..) این امکان را فراهم می کند تا کارفرمایان دلیل مشکل را راحت‌تر شناسایی کنند. با استفاده از این اطلاعات می‌توان به این نکته پی برد که آیا این عدم حضور در حال شکل دهی یک الگوی رفتاری هست.

در صورتی که متوجه غیبت‌هایی با الگوی مشخص شده یا تعجیل و تاخیر در محل کار شدید برای جلوگیری از چنین الگوهایی در نظر گرفتن اقدامات انضباطی لازم است. وقتی کارکنان متوجه می شوند که در قبال اعمال خود مسئول هستند، محتاطانه تر رفتار می‌کنند

7.رسیدگی به مشکلات

عدم بررسی و رسیدگی سوابق حضور و غیاب منجر به مشکلات جبران ناپذیری خواهد شد. با استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده به شناسایی مشکلات و رفع آن‌ها بپردازید. در صورت نیاز با کارمندان خود صحبت و مشکلات را مطرح کنید تا بتوانید راه حل مناسبی را پیدا کنید. تمام موارد غیبت، دلیل هر کدام را یادداشت کنید و مراحل بهبود را با کارمند در میان بگذارید. اگر مشکل حتی پس از مشاوره شفاهی ادامه یابد، نیاز به اقدامات جدی‌تری است.  به عنوان مثال دوری راه یکی از مشکلات عدم حضور به موقع کارمند شما است و می‌توان با قابلیت تعریف شیفت شناور در نرم افزار حضور و غیاب به راحتی این مشکل را حل کرد.

8. عدم تمایز بین غیبت ها

اکثر کارفرمایان غیبت را غیبت می دارند و تفاوتی در آن قائل نمی‌شوند. اما در مواردی غیبت و عدم حضور به موقع کاملا اجتناب ناپذیر و خارج از کنترل کارمندان هستند، مانند بیماری‌ که فرد نقشی در آن ندارد. این در حالی است که برخی از غیبت‌ها کاملا تحت کنترل فرد و احتناب‌پذیر است و افراد بهانه معقولی برای آن ندارند. مدیران و سرپرستان باید بین انواع غیبت ها تمایز قائل شوند و بر این اساس خط مشی هایی برای اقدام تدوین کنند.

9. تأیید پزشکی

بسیاری از کارفرمایان به ارزش اسمی یادداشت دکتر کوچک تکیه می کنند. این یک مشکل کاملاً عملی است. کارفرمایان حق کامل دارند که این سند را توسط متخصصان پزشکی خود تأیید کنند.

10. وابستگی به سازمان های شخص ثالث

گاهی اوقات دخالت سازمان های دیگر روند رسیدگی به مشکلات حضور و غیاب را مختل می کند. این به این دلیل است که مقامات پرداخت غرامت کارگران یا بیمه‌گران کارفرمایان را متقاعد می‌کنند تا به تصمیمات خود تکیه کنند.

11. بدون اقدام

در مواردی که سرپرست‌ها متوجه غیبت و مرخصی‌های پی‌در‌پی کارمندان خود می‌شوند باید قضیه را رها نکرده و قاطعانه نسبت به الگوهای غیبت اقدام کنند.

12. فرآیند انطباق ضعیف

توجه به دلیل غیبت از اهمیت بسزایی برخوردار است. نحوه محاسبه غیبت و کسری کار باید بر اساس قوانین اداره کار انجام شود. غیبت غیر موجه زمانی اتفاق می‌افتد که شخص  کاملا به اراده و اختیار خود در محل کار حاضر نشده باشد. در غیراینصورت طبق بند “ژ” ماده 124 قانون استخدامی کشوری مصوب 1345 غیبت موجه است و موجه بودن آن طبق تبصره ماده 65 این قانون محرز شده باشد.

چندین ابزار مختلف برای مدیریت حضور و غیاب کارآمد وجود دارد. کارفرمایان ممکن است بر اساس نیاز خود نرم افزاری را انتخاب کنند و با پیاده سازی آن، میزان غیبت در سازمان خود را بهبود بخشند. علاوه بر این، کارفرمایان می توانند به راحتی به دلایل غیبت نگاهی بیاندازند و به سرعت به مسائل مهم بپردازند.برای کسب اطلاعات بیشتر به وب سایت ما به نشانی www.nanotime.ir مراجعه کنید.

محتوای این مطلب تبلیغاتی است و توسط سفارش‌دهنده، تهیه و تنظیم شده است